Đời sống Xã hộiTin tức

Cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc bằng 5 thói quen đơn giản

Cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc bằng 5 thói quen đơn giản

Có một loại “tài sản” được phân chia đều đặn cho tất cả mọi người dù chúng ta đang làm việc ở đâu – đó chính là thời gian. Dù phân chia đều như vậy, nhưng với 24 tiếng mỗi ngày, luôn có những người làm được rất nhiều việc, hoàn thành mọi mục tiêu đặt ra, nhưng cũng có những người “loanh quanh một lúc đã hết ngày” mà chả biết thời gian đã mất đi thế nào. Sự khác biệt giữa hai nhóm người này nằm ở kỹ năng sắp xếp công việc – một kỹ năng tưởng chừng đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng, quyết định trực tiếp đến năng suất của mỗi người. Nếu bạn đang cần cải thiện năng suất của mình, dưới đây là 5 mẹo nhỏ giúp bạn sắp xếp công việc tốt hơn, từ đó quản lý thời gian hiệu quả hơn.

 

Luôn sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên

Làm việc mà không có danh sách đầu việc thì cũng giống như người đi siêu thị mà không biết mình cần mua gì, loanh quanh rất lâu nhưng mua về những thứ không cần thiết. Thế nhưng bước phân loại công việc theo mức độ ưu tiên cũng quan trọng không kém. Chúng ta có thể chia thành các việc quan trọng hoặc ít quan trọng, cấp bách hoặc ít cấp bách. Bạn hãy tập trung giải quyết những việc quan trọng, cấp bách trước. Có những việc có thể ủy thác hoặc giao cho người khác, hãy nhanh chóng làm những việc này để họ cũng có thời gian giải quyết cho bạn. Chỉ với việc phân loại đầu việc như thế này, các nhiệm vụ sẽ trở nên rõ ràng, trình tự hơn, từ đó dễ quản lý hơn rất nhiều.

Việc gì làm xong được ngay, hãy làm ngay

Thực tế khi làm việc, chúng ta có rất nhiều những việc nhỏ nhặt chỉ cần giải quyết ngay trong vòng 2 phút: trả lời nhanh một email, gọi một cuộc điện thoại xác nhận thông tin, đưa ý kiến về lịch họp… Vậy nhưng nhiều người lại có thói quen trì hoãn những việc này và rốt cuộc là bỏ qua hay quên mất vì chúng quá nhỏ nhặt. Bí quyết ở đây là việc gì hoàn thành được ngay, hãy làm ngay. Bạn sẽ thấy thói quen “xử lý nhanh” này có thể khiến công việc của bạn trôi chảy hơn rất nhiều.

Sắp xếp tài liệu ngăn nắp

Kỹ năng sắp xếp công việc là điều mà bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng muốn có ở các ứng viên tìm việc làm ở Hà Nội hay ở bất cứ đâu bởi điều này giúp tăng hiệu quả công việc đáng kể. Có bao giờ bạn để ý rằng mình mất bao nhiêu thời gian vào việc tìm kiếm tài liệu? Bạn có thường xuyên phân loại và sắp xếp tài liệu, cả bản in lẫn bản mềm trên máy tính, một cách có hệ thống và dễ tìm kiếm? Nếu câu trả lời là chưa thì bạn nên bắt đầu tạo thói quen này ngay hôm nay. Việc lưu trữ tài liệu và giấy tờ một cách khoa học giúp bạn cải thiện kỹ năng sắp xếp công việc, tiết kiệm thời gian mỗi ngày, mỗi tuần và nhân lên một năm, nó sẽ tạo một thay đổi lớn.

Dọn dẹp máy tính và bàn làm việc thường xuyên

Môi trường làm việc xung quanh bạn ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả sắp xếp công việc. Sẽ khó mà tập trung nếu bạn làm việc trên một chiếc bàn bừa bộn, một chiếc máy tính luôn quá tải bộ nhớ, một màn hình desktop đầy ắp các thư mục lộn xộn. Nếu đang ở trong tình trạng này, bạn hãy cố gắng dành ra 5 phút mỗi ngày dọn dẹp nơi làm việc nhé. Bắt đầu từ việc dọn rác: tài liệu thư từ hết hạn, giấy note cũ, cốc chén bao bì, túi giấy… Sau đó là dọn dẹp máy tính: xoá các file cũ, xoá file trong thùng rác, dọn dẹp màn hình desktop. Một bàn làm việc gọn gàng không chỉ tạo cảm hứng, nó khiến bạn ít xao nhãng hơn, từ đó sắp xếp công việc của mình hiệu quả hơn.

Họp hành là một phần thiết yếu của bất kỳ công sở nào. Thế nhưng có không ít nhân viên, thậm chí những người có chức vụ cao, thường xuyên bước vào cuộc họp với tâm thế không chủ động. Đang làm dở tay thì bị nhắc đi họp, ngồi trong phòng họp vẫn lơ mơ về nội dung, khi được hỏi đến mới lục tìm tài liệu… là những tình trạng phổ biến của chúng ta, nhất là trong những cuộc họp nội bộ. Điều này khiến hình ảnh của bạn trở nên kém chuyên nghiệp, thiếu tổ chức trong mắt đồng nghiệp. Hãy tạo thói quen chuẩn bị cho mọi cuộc họp dù là nhỏ nhất: xem qua nội dung, tài liệu, xác định địa điểm họp, ai sẽ tham dự, phần mình cần chuẩn bị hoặc nắm được. Thói quen dù nhỏ và rất cơ bản này có thể cải thiện đáng kể hiệu suất của buổi họp và tạo ấn tượng tốt cho người xung quanh về bạn.

Với 5 thói quen dù đơn giản trên đây, tin rằng chúng sẽ tạo ra một thay đổi lớn đến kỹ năng sắp xếp công việc của bạn. Điều quan trọng là chúng ta cần kiên trì rèn luyện mỗi ngày. Chúc bạn thành công!

 

Ngân Linh

 

 

Tags
Show More

Bài liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Back to top button
Close
Close

Bạn cần tắt AdBlock

Mong bạn ủng hộ CNGD bằng cách tắt AdBlock đi bởi để duy trì hoạt động và có những bài viết giá trị hơn nữa.